O D L U K A o uspostavi Ureda VKBI – „Matično društvo bošnjačkih vijeća“

Na osnovu čl. 7., 34. i 82. Statuta Vijeća Kongresa bošnjačkih intelektualaca, u skladu sa Sporazumom o uspostavi Ureda – Matičnog društva bošnjačkih vijeća od 24.10.2024. godine uz pisanu saglasnost svih potpisnica Sporazuma na tekst ove odluke, Skupština Vijeća Kongresa bošnjačkih intelektualaca na sjednici održanoj 28.11.2024. godine donijela je

O D L U K U

o uspostavi Ureda „Matično društvo bošnjačkih vijeća“

Član 1.

Ovom odlukom uspostavlja se Ured „Matično društvo bošnjačkih vijeća“ (u daljem tekstu: Ured) kao poseban i zaseban organizacioni oblik u okviru Udruženja Vijeće Kongresa bošnjačkih intelektualaca (u daljem tekstu: VKBI).

Ured djeluje autonomno, sa pravima, obavezama i ciljevima utvrđenih ovom odlukom, Statutom VKBI i Zakonom o udruženjima i fondacijama u BiH.

– Kontinuitet Ureda

Član 2.

Ured nastavlja kontinuitet rada i djelovanja Ureda za koordinaciju bošnjačkih nacionalnih vijeća koji je uspostavljen na osnovu Protokola o saradnji i razumijevanju bošnjačkih vijeća od 23.12.2017. godine (u daljem tekstu: Protokol).

Sva pisana arhiva Ureda za koordinaciju bošnjačkih nacionalnih vijeća do dana stupanja na snagu ove odluke prenijeće se u arhivu ovog Ureda.

Član 3.

Ured se popunjava imenovanjem članova u Ured od strana potpisnica Protokola (utemeljivači Ureda) i naknadnih članica Ureda koje su pristupile Protokolu u skladu sa temeljnim elementima Sporazuma o uspostavi Ureda – Matičnog društva bošnjačkih vijeća od 24.10.2024. godine (u daljem tekstu: Sporazum) i odredbama ove odluke.

Član 4.

Predstavnici utemeljivača Protokola zastupljeni u Uredu, svojom konsenzualnom odlukom mogu staviti van snage svaku odluku prilikom odlučivanja u Uredu koja, po njihovom obrazloženju, može biti u suprotnosti sa suštinskim ciljevima ovog Ureda.

• Finansiranje projekata i račun Ureda

Član 5.

Za potrebe Ureda otvoriće se poseban podračun u okviru glavnog računa VKBI kod banke gdje VKBI ima otvoren račun.

Potpisnik računa Ureda kod banke biće lica ovlaštena za predstavljanje i zastupanje VKBI.

Sredstva sa podračuna Ureda mogu se koristiti samo na osnovu pisane odluke predsjednika Ureda.

Član 6.

Organi VKBI ne mogu koristiti sredstva koja osigura Ured.

Ured ne može preuzimati nikakve pravne niti finansijske obaveze za potpisnice Sporazuma niti može nastupati u ime i za račun bilo koje potpisnice Sporazuma u javnosti.

Član 7.

Ured će za potrebe svojih programskih i projektnih aktivnosti prikupljati sredstva i ista će se koristiti isključivo po odlukama Ureda u skladu sa Zakonom.

Ured za svoje programske i projektne aktivnosti prikuplja sredstva iz izvora koji su propisani članom 88. Statuta VKBI.

• Administrativno-tehnički poslovi Ureda

Član 8.

VKBI u okviru svog djelovanja i poslovanja snosi troškove Ureda koji se odnose na korištenje prostorija VKBI, režijske i komunalne troškove vezane za sjedište VKBI, fiksne telefonije VKBI, izradu pečata Ureda i druge administrativno-tehničke potrebe za neometan rad Ureda u sjedištu VKBI.

Administrativno-tehničke poslove za Ured vode Stručne službe VKBI.

Ured u slučaju potrebe i obezbjeđenih sredstava može angažirati lice za administrativno-tehničke poslove Ureda.

Za potrebe Ureda vodi se posebna knjiga protokola, ulazne i izlazne pošte Ureda.

Član 9.

Računovodstvene i knjigovodstvene poslove za Ured obavlja knjigovodstvena agencija sa kojom VKBI ima ugovor.

Ured će se u finansijskom smislu voditi kao poseban konto u okviru VKBI – posebna unutrašnja jedinica, sa svojim podračunom.

• Sjedište, pečat i znak Ureda

Član 10.

Sjedište Ureda je u sjedištu VKBI.

Ured u slučaju obezbjeđivanja sredstava ili rješavanja prostorija na drugi način može imati sjedište izvan sjedišta VKBI.

Ured prostorije VKBI koristi u skladu sa svojim potrebama uz dogovor sa Stručnim službama VKBI o rezervaciji termina za aktivnosti Ureda.

Član 11.

Za potrebe Ureda izradiće se okrugli pečat promjera 20mm na čijem obodu je ispisan tekst „MATIČNO DRUŠTVO BOŠNJAČKIH VIJEĆA – URED VKBI“ u čijoj sredini se nalazi znak Ureda.

Znak Ureda je stilizirani cvijet ljiljana plave boje sa laticama koje obostrano stilizirano izgledaju kao mladi mjesec,  sa kružnicom oko ljiljana u istoj boji.

Za upotrebu i čuvanje pečata odgovoran je predsjednik Ureda ili od njega ovlašteni član Ureda. Pečat je u pravilu fizički pohranjen u sjedištu Ureda.

Član 12.

Ured za svoje potrebe može otvoriti svoju domenu, izraditi svoju web stranicu i e-mail adrese.

Ured može izraditi svoj memorandum koji koristi u korespodenciji sa trećim licima, s tim da je dužno istaknuti da se radi o Uredu VKBI, u skladu sa Zakonom.

• Ciljevi Ureda

Član 13.

Ciljevi djelovanja Ureda su:

• Rad i djelovanje na uspostavi jedinstvenog bošnjačkog društva – Bošnjačke Matice (Matice Bošnjaka) sa javnim ovlaštenjima, koja treba okupiti sve relevatne bošnjačke organizacije, ustanove i institucije iz Bosne i Hercegovine, domovinskih država Bošnjaka – Crne Gore, Srbije, Hrvatske, Sjeverne Makedonije,  Kosova- država gdje Bošnjaci imaju ustavni ili zakonski definisani status naroda, kao i država u dijaspori gdje žive brojnije bošnjačke zajednice;
• Razvijanje i snaženje svijesti o ukupnosti kulturnog identiteta Bošnjaka u svjetskoj zajednici, kroz uspostavljanje i razvijanje društava, organizacija i ustanova potrebnih za djelotvornu bošnjačku identitetsku cjelovitost;
• Analiza položaja i statusa Bošnjaka u svakoj od država gdje bošnjci imaju svoja nacionalna vijeća ili relevantne bošnjačke organizacije, te predlaganje mjera i aktivnosti u cilju unapređenja tog položaja od strane nadležnih državnih institucija;
• Promocija, očuvanje i zaštita svih elemenata bošnjačkog identiteta, a posebno simbola, bosanskog jezika i bošnjačke književnosti, historije, geografije, muzičke, likovne i druge umjetnosti koja pripada i koju baštine Bošnjaci kroz svoju povijest, kao i iskazivanja i predstavljanja bošnjačkog identiteta u oblastima arhitekture i graditeljstve, tradicionalnim narodnim običajima, kulturno-historijskog i prirodnog naslijeđa bošnjačkog naroda i povijesne zemlje Bosne, kao i drugi elementi iz oblasti kulturnog identiteta koje Bošnjake određuju kao unikatni, starosjedilačaki, autohtoni evropski narod;
• Izrada projekata i programa prema vladinim institucijama, ustanovama i organima, parlamentima i skupštinama svih nivoa vlasti, u cilju zaštite vitalnih interesa i identitetskih pitanja koja su utemeljena kao prava bošnjačkog naroda;
• Promocija naučne misli, osmišljavanje i provođenje naučnih, naučno istraživačkih projekata, s ciljem promocije i predstavljanja naučnog, kulturnog, duhovnog i pisanog naslijeđa, materijane i nematerijalne baštine bošnjačkog naroda;
• Iniciranje uspostave ustanova i institucija u državama gdje Bošnjaci imaju status naroda, koje će se baviti istraživanjima iz svih oblasti bošnjačkog identiteta, posebno naučnih, umjetničkih, kulturnih i leksikografskih ustanova, naučnih instituta i zavoda, sa posebnom intencijom pribavljanja javnih ovlaštenja od strane nadležnih državnih institucija;
• Isticanje javnih stavova, saopćenja i mišljenja o položaju, statusu i ostvarivanju prava Bošnjaka;
• Osmišjavanje i realiziranje projekata i programa koji unapređuju status i položaj Bošnjaka, te intenzivna razmjena mišljenja i savjetovanja sa političkim organizacijama bošnjačke provenijencije, privrednicima, sportistima, umjetnicima, medijima i humanitarnim aktivistima i drugim organizacijama;
• Uspostavljanje prijateljskih veza I saradnja sa svim organizacijama, društvima i ustanovama drugih naroda u zemlji i svijetu, u cilju saradnje i međusobnog pomaganja;
• Izgradnja kulture sjećanja i memorijalizacija datuma i događaja  koji obilježavaju progone, ubijanje i stradanje Bošnjaka kroz povijest, posebno memorijalizacija sjećanja na genocid i druge oblike zločine protiv čovječnosti i međunarodnog prava kojima je bošnjački narod bio izložen, u državnim institucijama, obrazovnim i školskim sadržajima, nevladinom sektoru, medijima i javnom mnjenju ;
• Istrajavanje na izradi jedinstvenih obrazovnih programa za grupu predmeta na bosanskom jeziku u osnovnim školama, te unapređenja srednjoškolskih i visokoškolskih programa i kurikuluma u oblastima društvenih i humanističkih nauka i intenzivna saradnja sa resornim ministarstvima i ustanovama iz oblasti kulture, nauke, obrazovanja i ljudskih prava;
• Organiziranje samostalno, ili sa drugim pravnim i fizičkim licima iz zemlje i inostranstva, javnih tribina, okruglih stolova, sesija, susreta, konferencija, seminara, kongresa, a posebno sa bošnjačkim predstavnicima u državnim institucijama, organima i ustanovama;
• Izdavanje brošura, knjiga, publikacija i drugih pisanih i elektronskih izdanja, koje su povezane s ciljevima Ureda, a u skladu sa važećim zakonskih propisima;
• Saradnja sa nosiocima izvršne, zakonodavne i sudske vlasti, na svim nivoima, kao i međunarodnim vladinim i nevladinim organizacijama, diplomatskim predstavništvima.

Član 14.

Ured ne može biti uključen u predizborne kampanje, prikupljanje sredstava za kandidate ili finansiranje kandidata, odnosno političkih organizacija, stranaka/partija.

Član 15.

Ured može osnivati stručna privremena i stalna radna tijela, kao što su odbori, komisije, radne grupe i druga radna tijela za provođenje svojih ciljeva, programa i projekata..

• Nadležnosti Ureda

Član 16.

Nadležnosti Ureda su:

• Redovno održavanje sjednica Ureda;
• Djelovanje u okviru ove odluke, Statuta VKBI i važećih zakonskih propisa;
• Predstavljanje i zastupanje interesa bošnjačkog naroda pred nadležnim državnim institucijama i ustanovama;
• Donosi Poslovnik o radu i druge opće akte neophodne za rad Ureda;
• Obezbjeđivanje sredstava za provođenje projekata i programa Ureda;
• Definisanje kapitalnih projekata i programa kojima se unapređuju temeljni elementi identiteta Bošnjaka kao unikatnog evropskog naroda;
• Redovno informisanje strana potpisnica Sporazuma;
• Permanentno izvještavanje javnosti o svojim aktivnostima;
• Podnošenje godišnjih izvještaja Skupštini VKBI i stranama potpisnicima Sporazuma;
• Odlučivanje o drugim pitanjima koja su definisana ovom odlukom.

• Sastav Ureda, način imenovanja i razrješenja članova Ureda

Član 17.

Ured se sastoji od članova Ureda, koje biraju i razrješavaju strane potpisnice Sporazuma o uspostavi Ureda, u skladu sa odredbama ove odluke.

Član 18.

Svaka od potpisnica Sporazuma u Ured imenuje tri člana, od kojih je obavezni član predsjednik potpisnice Sporazuma (član po funkciji), na mandat od četiri godine.

Izuzetno od prethodnog člana, strana potpisnica Sporazuma može svojom odlukom razriješiti jednog ili više članova u Uredu prije isteka mandata u Uredu i imenovati novog člana, s tim da mandat tom članu traje koliko i mandat člana koji je razrješen tom odlukom (skraćeni mandat člana Ureda).

Član 19.

U slučaju da članu Ureda po funkciji (član koji je na funkciji predsjednika potpisnice Sporazuma), istekao mandat predsjednika kod strane potpisnice Sporazuma ili je razrješen po bilo kojem osnovu, strana potpisnica Sporazuma dužna je odmah po ovoj promjeni obavijestiti Ured i donijeti odluku o zamjeni tog člana i donijeti odluku o imenovanju novoizabranog člana Ureda po funkciji (novog predsjednika strane potpisnice Sporazuma). Mandat novizabranom članu po funkciji traje do mandata člana po funkciji kojeg je zamjenio.

Član 20.

Sve promjene o razrješenjima i imenovanjima članova Ureda, bilo po funkciji ili redovnih članova, strane potpisnice dužne su dostaviti izvršnom sekretaru Ureda.

Izvršni sekretar Ureda odgovoran je za vođenje evidencije i dokumentacije o članovima Ureda.

• Kooptiranje članova u Ured

Član 21.

Ured može kooptirati dodatne članove iz drugih država gdje postoje relevantne bošnjačke organizacije. Relevatnost bošnjačke organizacije u svakoj državi posebno određuje Ured. Broj članova koji se kooptiraju u Ured po ovom stavu određuje Ured.

Ured može kooptirati dodatne članove u Ured i iz država u kojima nisu uspostavljena bošnjačka vijeća ili ne postoji relevantna bošnjačka organizacija a koji ne mogu biti iz država strana potpisnica Sporazuma. U slučajevima iz ovog stava može se kooptirati jedan član.

Kooptirani članovi obavezni su potpisati izjavu da prihvataju odredbe ove odluke i sve opće akte Ureda, a relevantna bošnjačka organizacija dužna je izjavom prihvatiti Sporazum i ovu odluku.

Član 22.

Svi članovi Ureda, bilo da su imenovani po odredbama ove odluke ili su kooptirani u Ured, dužni su se pridržavati odredbi ove odluke i drugih općih akata koje donese Ured.

Svi članovi Ureda imaju jednak status, prava i obaveze po ovoj odluci.

Izuzetno od prethodnog stava predstavlja odlučivanje predstavnika članica utemeljitelja Protokola u skladu sa članom 2 Sporazuma o uspostavi Ureda Matično društvo bošnjačkih vijeća i u skladu sa  članom 4. ove Odluke.

Ured može odlučivati o imenovanju pridruženih članova u Ured a odlukom definiše status pridruženog člana.

• Predsjednik Ureda

Član 23.

Predsjednika Ureda bira i razrješava Ured na svojim sjednicama, iz reda članova Ureda po funkciji, na period od četiri godine, bez mogućnosti uzastopnog reizbora.

Predsjednik Ureda se određuje i bira sistemom rotacije, tako da će svaki slijedeći predsjednik Ureda biti iz reda članova po funkciji druge članice potpisnika Sporazuma gdje obavlja i funkciju predsjednika strane potpisnice Sporazuma, a nije ranije obavljao funkciju predsjednika Ureda. Isti član po funkciji može ponovo biti biran za predsjednika Ureda kada tu funkciju obave svi drugi članovi po funkciji.

Član 24.

Kandidata za predsjednika Ureda usaglašavaju članovi Ureda po funkciji između sebe i usaglašeni prijedlog dostavljaju izvršnom sekretaru Ureda, koji prijedlog dostavlja svim članovima Ureda.

Proces usaglašavanja iz prehodnog stava obavlja se najmanje 30 dana ranije od dana isteka mandata aktuelnog predsjednika Ureda.

Ukoliko ne dođe do usaglašenog prijedloga za kandidata za predsjednika Ureda u roku iz prethodnog stava, kandidat za predsjednika će biti član koji je na funkciji predsjednika strane potpisnice Sporazuma najstariji po godinama, uvažavajući pravilo sistema rotacije na funkciji predsjednika Ureda.

Sjednica Ureda na kojoj se bira predsjednik Ureda zakazuje se najmanje 15 dana ranije od dana isteka mandata predsjedniku Ureda koji obavlja tu funkciju.

Član 25.

Za prvog predsjednika Ureda po ovoj odluci imenovaće se predsjedavajući Ureda za koordinaciju bošnjačkih vijeća koji u momentu donošenja ove odluke obavlja tu funkciju.

Predsjednik Ureda iz prethodnog stava donosi odluku o prvom sastavu članova Ureda koji se imenuje po odredbama ove odluke.

Odluku iz prethodnog stava predsjednik Ureda donosi najkasnije u roku od 30 dana od dana stupanja na snagu ove odluke. Odluka se ima dostaviti svim potpisnicama Sporazuma i imenovanim članovima Ureda.

• Nadležnosti i ovlasti predsjednika Ureda

Član 26.

Predsjednik Ureda:

• Predstavlja Ured u javnosti i pred trećim licima;
• Saziva i rukovodi sjednicama Ureda;
• Potpisuje sve odluke i druge akte iz nadležnosti Ureda;
• Odobrava troškove za sjednice Ureda članovima Ureda,
• Donosi odluke o korištenju sredstava Ureda, koje kod banke potpisuje lice ovlašteno za predstavljanje i zastupanje VKBI;
• Potpisuje ugovore za angažman pravnih i fizičkih lica za obavljanje planiranih aktivnosti Ureda;
• predlaže  dnevni red sjednica Ureda;
• predlaže planove i programe rada Ureda;
• predlaže radna tijela Ureda;
• delegira poslove i zadatke članovima Ureda, te prati njihovu realizaciju;
• predlaže isključenje članova iz Ureda;
• stara se o pribavljanju sredstava za Ured i zakonit utrošak sredstava Ureda;
• sarađuje sa knjigovodstvenom agencijom VKBI, te organima VKBI u okviru Statuta;
• predlaže izmjene i dopune ove odluke;
• usko sarađuje sa izvršnim sekretarom Ureda i predsjednicima radnih tijela koje oformi Ured;
• obavlja druge poslove i zadatke koje mu Ured odobri i stavi u nadležnost.

Član 27.

Predsjednik Ureda za svoj rad odgovara Uredu i Skupštini VKBI u okvirima Statuta VKBI.

U slučaju neopozive ostavke na funkciju predsjednika Ureda, ili smrti predsjednika Ureda, ili teške bolesti koja uzrokuje nemogućnost radnih aktivnosti predsjednika Ureda, izvršni sekretar Ureda obavlja funkciju vršioca dužnosti predsjednika Ureda do izbora novog predsjednika Ureda.

U slučajevima iz prethodnog stava, izvršni sekretar dužan je, najkasnije u roku od 30 dana, sazvati vanrednu sjednicu Ureda radi izbora predsjednika Ureda.

Član 28.

U slučaju da predsjednik Ureda, u toku mandata bude razrješen sa funkcije predsjednika strane potpisnice Sporazuma iz bilo kojeg razloga, funkciju predsjednika Ureda će preuzeti novo izabrani predsjednik te strane potpisnice Sporazuma do isteka mandata na koji je imenovan njegov prethodnik (skraćeni mandat predsjednika Ureda).

Član 29.

Predsjednik Ureda po diskrecionom pravu obavlja konsultacije sa članovima Ureda, u cilju pripreme sjednica Ureda i provođenja ciljeva Ureda te obavlja druge poslove i zadatke koje se odnose na provođenje projektnih aktivnosti Ureda i obezbjeđivanja sredstava za rad i aktivnosti Ureda.

Predsjednik Ureda za obavljanje službenih posjeta u ime Ureda ima pravo na troškove prevoza, smještaja, ishrane i druge troškove službenog putovanja, samo iz sredstava koje je obezbjedio Ured za te namjene. Putne naloge za predsjednika potpisuje izvršni sekretar Ureda.

Predsjednik Ureda odobrava službena putovanja za svakog od članova Ureda iz sredstava koje je obezbjedio Ured.

Predsjednik Ureda odobrava sredstva za projektne i programske troškove Ureda iz sredstava koje je obezbjedio Ured.

• Razrješenje i smjenjivanje predsjednika Ureda

Član 30.

Ured razrješava predsjednika Udruženja u slučajevima:

• isteka mandata predsjedniku;
• smrti predsjednika;
• teške bolesti predsjednika, koja uzrokuje nemogućnost obavljanja poslova predsjednika Ureda;
• neopozive ostavke predsjednika na funkciju predsjednika Ureda;
• pravosnažne sudske presude za djela kojima je predviđena kazna zatvora u trajanju dužoj od godinu dana.

Član 31.

Ured može smjeniti predsjednika prije isteka mandata, na pisani i  obrazloženi zahtjev najmanje 2/3 članova Ureda. Zahtjev se dostavlja putem izvršnog sekretara svim članovima Ureda.

U slučajevima iz prethodnog stava, izvršni sekretar Ureda saziva sjednicu Ureda, po proceduri sazivanja redovne sjednice, u roku od 7 dana od dana dostavljanja pisanog i obrazloženog zahtjeva za smjenu predsjednika.

U slučaju donošenja odluke o smjenjivanju predsjednika, na istoj sjednici Ureda ima se izabrati novi predsjednik Ureda, na puni mandatni period. U slučaju da Ured, nakon smjenjivanja predsjednika, ne izabere novog predsjednika Ureda, smatraće se da nije donesena odluka o smjenjivanju predsjednika Ureda.

Član 32.

Proceduru i način izbora, način smjenjivanja prije isteka mandata, procedura tajnog glasanja, kao i druga pitanja vezana za predsjednika Ureda, koja nisu obuhvaćena odredbama ove odluke, propisaće se Poslovnikom o radu Ureda.

• Izvršni sekretar Ureda

Član 33.

Izvršnog sekretara Ureda bira i razrješava Ured na prijedlog predsjednika Ureda. Izvršni sekretar ne mora biti član Ureda ali mora biti u članstvu bilo koje strane potpisnice Sporazuma.

Izvršni sekretar bira se na mandatni period od četiri godine, sa mogućnošću reizbora i član je Ureda po funkciji koju obavlja ako ne dolazi iz reda članova Ureda.

U slučaju neopozive ostavke ili smrti izvršnog sekretara ili teške bolesti, predsjednik Ureda imenuje vršioca dužnosti izvršnog sekretara iz reda članova Ureda, koji poslove i zadatke izvršnog sekretara Ureda može obavljati najduže 90 dana, odnosno do prve sjednice Ureda na kojoj se bira novi izvršni sekretar Ureda.

Član 34.

Izvršnog sekretara, prije isteka mandata na koji je imenovan, može razrješiti Ured na prijedlog predsjednika Ureda ili najmanje 2/3 članova Ureda.

Član 35.

Izvršni sekretar Ureda:

• predstavlja Ured u skladu sa ovlaštenjima po ovoj odluci;
• član je Ureda po funkciji;
• usko sarađuje sa predsjednikom u obavljanju njegovi dužnosti, kao i sa članovima Ureda i predsjednicima radnih tijela koje uspostavi Ured;
• uz podršku Stručnih službi VKBI, uz konsultacije sa predsjednikom, priprema materijale za sjednice Ureda i organizira sjednice Ureda;
• stara se o provođenju odluka i zaključaka Ureda i informira Ured i predsjednika o stepenu realizacije odluka;
• uz konsultacije sa predsjednikom predlaže sazivanje radnih tijela Ureda;
• priprema tematske sjednice Ureda, u saradnji sa predsjednikom i ovlaštenim sazivačima;
• prisustvuje i učestvuje u radu na sjednicama Ureda;
• stara se o održavanju javnih tribina, konferencija, okruglih stolova i drugih programskih aktivnosti Ureda;
• usklađuje odnose Ureda sa vladinim i nevladinim institucijama i organizacijama;
• usaglašava odnose sa javnošću i priprema saopćenja za javnost Ureda;
• rukovodi administrativnim poslovima Ureda;
• u saradnji s predsjednikom i članovima Ureda stara se o pribavljanju  materijalno-finansijskih sredstava za rad Ureda i nadzire njihov utrošak;
• učestvuje u pripremi i predlaganju općih akata Ureda;
• vodi zapisnike na sjednicama Ureda;
• obavlja i one poslove i zadatke koje mu u nadležnost stavi Ured.

Izvršni sekretar za svoj rad odgovara Uredu.

Član 36.

Izvršni sekretar može biti profesionalno angažiran u slučajevima da Ured osigura sredstva za tu namjenu. Odluku o radnom statusu donosi Ured, a radno-pravni status se zasniva u skladu sa Statutom VKBI.

Za obavljanje poslova i zadataka izvršnom sekretaru se može odrediti naknada, samo ukoliko je Ured obezbjedio sredstva za tu namjenu.

1. Radna tijela Ureda

Član 37.

Ured radi ostvarivanja svojih ciljeva može uspostavljati stalna i povremena stručna radna tijela, odbore, komisije, radne grupe i sl.

Odbor za bosanski jezik i književnost i Odbor za izradu nacrta Rezolucije o simbolima Bošnjaka Ureda za koordinaciju bošnjačkih vijeća, nastavljaju svoj rad u okviru ovog Ureda.

Član 38.

Delegiranje članova u radna tijela obavljaju strane potpisnice Sporazuma i članovi Ureda.

U radna tijela Ureda mogu biti članovi Ureda, članovi strana potpisnicia Sporazuma kao i druga lica koja imaju potrebnu stručnu spremu i/ili iskustvo.

Član 39.

Odluku o uspostavi radnih tijela donosi Ured u pisanoj formi. Odlukom se definišu sva pitanja koja se tiču rada, djelovanja, sastava, odlučivanja i druga pitanja vezana za radna tijela.

Radnim tijelima rukovode predsjedavajući, koji se pozivaju na sjednice Ureda.

Za izradu ekpertiza ili drugih stručnih poslova Ured može odobriti plaćanje naknada iz sredstava koje obezbjedi Ured, angažiranim licima i/ili članovima radnih tijela.

• Način rada i odlučivanja Ureda

Član 40.

Ured radi u sjednicama koje saziva i kojima rukovodi predsjednik Ureda.

U slučaju spriječenosti dolaska predsjednika na već zakazanu sjednicu Ureda, predsjednik će ovlastiti jednog od članova Ureda po funkciji,  da obavlja funkciju predsjedavajućeg zakazane sjednice Ureda. Predsjedavajući Ureda ima sva prava i obaveze predsjednika Ureda na sjednici, te potpisuje zapisnik sa te sjednice Ureda.

Na sjednice se, pored članova Ureda, mogu pozvati i treća lica u skladu sa potrebama po tačkama dnevnog reda sjednice, o čemu odlučuje predsjednik.

Član 41.

Sjednica Ureda može biti redovna ili hitna.

Redovne i hitne sjednice se mogu održavati i u on line formatu putem odgovarajućih aplikacija koje omogućavaju video i tonsku komunikaciju u realnom vremenu (zoom, skayp i sl.).

Član 42.

Redovne sjednice saziva predsjednik  po vlastitoj inicijativi, kao i na zahtjev bilo kojeg člana Ureda po funkciji ili izvršnog sekretara Ureda.

Redovne sjednice u pravilu se održavaju jednom u tri mjeseca,  a obavezno najmanje jednom u šest mjeseci.

Sjednice se održavaju u sjedištu Ureda, a ukoliko su obezbjeđena sredstva Ureda, sjednice se mogu održavati van sjedišta Ureda kao i u državama strana potpisnica Sporazuma ili sjedištima drugih država ako se obezbjede uslovi za održavanje sjednice i smještaj za članove Ureda. Mjesto održavanja sjednice predsjednik Ureda usaglašava sa članovima Ureda po funkciji.

Član 43.

Hitne sjednice saziva predsjednik Ureda kada se neko pitanje treba hitno i neodložno rješiti. Poziv za hitnu sjednicu upućuje se nakasnije u roku od dva dana od dana održavanja hitne sjednice. Hitne sjednice u pravilu se održavaju u on-line formatu.

Član 44.

Poziv na sjednicu obavezno sadrži datum i vrijeme održavanja sjednice, mjesto održavanja sjednice, prijedlog Dnevnog reda sjednice sa materijalima te informaciju o troškovima za prevoz, smještaj i hranu članova Ureda. Poziv potpisuje predsjednik Ureda.

Izvršni sekretar upućuje i dostavlja Poziv na sjednicu, potpisan i odobren od predsjednika, sa pripremljenim materijalima, agendom i eventualnim informacijama, svim članovima Ureda kao i drugim licima koji se pozivaju na sjednicu.

Poziv i materijali na sjednicu dostavljaju se u elektronskoj formi putem e-maila.

Član 45.

Svaka strana potpisnica Sporazuma, u slučaju da neki od članova ne može prisustvovati zakazanoj sjednici iz opravdanog razloga, može pisanom odlukom, koju dostavlja izvršnom sekretaru, imenovati zamjenskog člana koji funkciju zamjenskog člana Ureda ima samo za tu sjednicu. Zamjenski član ima sva prava i obaveze člana kojeg mijenja.

Izuzetno, članovi Ureda po funkciji mogu delegirati svoju zamjenu-zamjenski član po funkciji i isti mora biti na nekoj od funkcija kod strane potpisnice Sporazuma (predsjednik Upravnog ili Izvršnog odbora, zamjenik predsjednika i sl.).

Član 46.

Svaki od članova Ureda po funkciji ima pravo u roku od tri dana od dana prijema poziva i prijedloga dnevnog reda predložiti dopunu dnevnog reda, sa obrazloženjem. Dopune dnevnog reda predsjednik je dužan prihvatiti i dopuniti dnevni red na samoj sjednici, izuzev ako dopuna dnevnog reda nije obrazložena. Predsjednik nije dužan prihvatiti dopune dnevnog reda koje su dostavljene nakon roka propisanog ovim članom.

• Kvorum i način odlučivanja na sjednicama Ureda

Član 47.

Prije početka same sjednice Ureda utvrđuje se postojanje kvoruma za održavanje sjednice.

Izvršni sekretar iščitava imena i prezimena članova Ureda sa informacijom da li ima zamjenskih članova, te naglašava iz koje strane potpisnice Sporazuma član Ureda dolazi, te saopštava koliko je ukupno članova prisutno.

Ured može zasjedati i pravovaljano odlučivati ako sjednici prisustvuje natpolovična većina od ukupnog broja članova Ureda.

Prilikom glasanja na sjednicama Ureda mogu glasati samo članovi Ureda, odnosno zamjenski članovi.

Član 48.

Predsjednik Ureda uložiće napor se da se odluke Ureda donose konsenzusom, a ukoliko to nije moguće, Ured odluke donosi 2/3 većinom prisutnih članova Ureda na sjednici.

Izuzetak od prethodnog stava je odlučivanje o isključenju člana Ureda, i tom prilikom ne mogu glasati članovi Ureda koji su iz iste strane potpisnice Sporazuma o čijem članu Ureda se glasa.

Članovi Ureda prilikom glasanja mogu biti „ZA“ ili „PROTIV“ predloženog materijala ili odluke i ne mogu biti suzdražni prilikom glasanja.

Član 49.

Članovi Ureda mogu dostaviti svoje pisano izjašnjenje o svakoj tačci Dnevnog reda ukoliko su odsutni a ukoliko strana potpisnica Sporazuma nije odredila zamjenskog člana za tu sjednicu Ureda. Pod pisanim izjašnjavanjem, glasanjem, podrazumjeva se i izjašnjenje dostavljeno e-mailom tog člana na e-mail izvršnog sekretara ili predsjednika Ureda.

• Zapisnik sa sjednica Ureda

Član 50.

Zapisnik na sjednici Ureda vodi  izvršni sekreta Ureda a u slučaju njegove odsustnosti na sjednici predsjednik Ureda iz reda prisutnih članova određuje zapisničara.

Zapisnik sa sjednice potpisuje predsjednik Ureda, ili predsjedavajući na sjednici ako je predsjednik bio odsutan i zapisničar.

Čln 51.

Zapisnik sa sjednice sačinjava se najkasnije u roku od 7 /sedam/ dana od završetka sjednice, i isti se odmah po sačinjavanju dostavlja svim članovima Ureda, a izvodi iz zapisnika i trećim licima koja su po određenim tačkama prisustvovali sjednici.

Svaki od članova Ureda koji su prisustvovali sjednici ima pravo dostaviti svoje primjedbe i sugestije na zapisnik.

Zapisnik sa sjednice se formalno usvaja i verificira na prvoj narednoj sjednici Ureda, kao prva tačka Dnevnog reda.

Zapisnik se čuva kao službeni dokument u arhivi Ureda.

• Poslovnik o radu Ureda

Član 52.

Sva druga pitanja bitna za rad, sazivanje, odlučivanja, glasanja, izbora i opoziva članova Ureda, održavanje reda na sjednicama Ureda, a koja nisu obuhvaćena ovom odlukom, definiraće se Poslovnikom o radu Ureda ili zaključcima Ureda na samoj sjednici.

Član 53.

Poslovnik o radu Ureda, kao i njegove izmjene i/ili dopune donosi Ured 2/3 većinom prisutnih članova na sjednici Ureda.

• Tumačenje odluke

Član 54.

Autentično tumačenje odredbi ove odluke daje Ured.

• Stupanje na snagu odluke

Član 55.

Sastavni dio ove odluke čini Sporazuma o uspostavi Ureda – Matičnog društva bošnjačkih vijeća od 24.10.2024. godine, kao i pojedinačne saglasnosti strana potpisnica Sporazuma na tekst ove odluke i to: Zaključak Upravnog odbora VKBI od 19.09.2024. godine, Zaključak Izvršnog odbora Bošnjačkog nacionalnog vijeća u Srbiji od 17.10.2024. godine, Saglasnost Koordinacije županijskih vijeća, Vijeća Grada Zagreba i predstavnika za županije bošnjačke nacionalne manjine u Republici Hrvatskoj od 17.10.2024. godine, Saglasnost Bošnjačkog vijeća u Crnoj Gori od 18.10.2024. godine, Zaključak Bošnjačkog kulturnog saveza Slovenije od 18.10.2024. godine i Odluka o saglasnosti Bošnjačkog nacionalnog vijeća Sjeverne Makedonije od 23.10.2024. godine.

Ova odluka će se dostaviti svim stranama potpisnicama Sporazuma.

Član 56.

Ova odluka može se mijenjati i dopunjavati na način i po proceduri kao i njeno donošenje.

Prijedlog izmjena i/ili dopuna ove odluke Skupštini VKBI dostavlja Ured.

Član 57.

Ova odluka stupa na snagu danom donošenja od strane Skupštine VKBI.

Broj: 01-270/24 Sarajevo, 28.11.2024. godine

predsjedavajuća Skupštine Vijeća Kongresa bošnjačkih intelektualaca prof.dr. Hasnija Muratagić-Tuna