POSLOVNIK O RADU Ureda za koordinaciju bošnjačkih nacionalnih vijeća

---

Na osnovu tačke V Protokola o međusobnoj saradnji i razumijevanju bošnjačkih nacionalnih vijeća od 23.12.2017. godine, tačke III Odluke o uspostavljanju i imenovanju Ureda za koordinaciju bošnjačkih vijeća od 03.02.2018. godine i odluke o pristupanju Protokolu Koordinacije županijskih vijeća, Vijeća Grada Zagreba i predstavnika za županije bošnjačke nacionalne manjine u Republici Hrvatskoj od 06.04.2018. godine, Ured za koordinaciju bošnjačkih nacionalnih vijeća na prvoj redovnoj sjednici održanoj 21.04.2018. godine u Novom Pazaru/Srbija/, jednoglasno je donio

 

POSLOVNIK O RADU

Ureda za koordinaciju bošnjačkih nacionalnih vijeća

OPĆE ODREDBE

 

Član 1.

Ovim Poslovnikom o radu (u daljem tekstu: Poslovnik) uređuje se sastav i članstvo u Uredu, sazivanje sjednica, način odlučivanja i glasanja, vođenje registra članova Ureda, način vođenja i čuvanja dokumentacije, kao i sva druga pitanja koja se odnose na rad i aktivnosti Ureda za koordinaciju bošnjačkih nacionalnih vijeća (u daljem tekstu: Ured), u skladu sa odredbama Protokola o međusobnoj saradnji i razumijevanju bošnjačkih nacionalnih vijeća (u daljem tekstu: Protokol).

Sva druga pitanja koja nisu obuhvaćena ovim Poslovnikom, a tiču se pitanja iz prethodnog stava, rješavaće se zaključcima Ureda na samoj sjednici Ureda.

Ured nema svojstvo pravnog lica.

Član 2.

Odredbe ovog Poslovnika obavezne su za sve članove Ureda, kao i druga lica koja učestvuju u radu na sjednicama Ureda.

O primjeni ovog Poslovnika stara se predsjedavajući Ureda.

Član 3.

Ured, u cilju izvršavanja poslova iz svoje nadležnosti, donosi odluke, zaključke, upustva, daje preporuke, saglasnosti i zauzima stavove.

U pravilu, Ured odluke, zaključke, upustva i saglasnosti donosi na redovnim sjednicama.

Donošenje odluka Ureda telefonski, telegrafski, putem elektronske pošte ili korištenjem drugih tehničkih sredstava, dozvoljeno je na način kako je definisano ovim Poslovnikom.

Član 4.

Poslovnik o radu sadrži slijedeće odredbe:

• Sastav Ureda i članstvo u Uredu,
• sazivanje sjednice,
• priprema materijala za sjednicu,
• odlučivanje i glasanje na sjednici,
• održavanje reda na sjednici (odlaganje, prekid i zaključivanje sjednice),
• vođenje zapisnika,
• čuvanje dokumentacije Ureda;
• druga pitanja od značaja za rad Ureda.

SASTAV UREDA I ČLANSTVO

Član 5.

Ured se sastoji od po dva člana Ureda svake od strana potpisnica, od kojih je jedan od članova obavezno predsjednik organizacije potpisnice Protokola, a drugog člana određuje izvršni organ strane potpisnice pisanom odlukom (Upravni odbor, predsjednik, predsjedništvo i sl.).

Sve odluke o članovima Ureda deponuju se kod izvršnog sekretara Ureda.

 

Član 6.

Ured se sastoji od:

• članova Ureda po funkciji i
• članova Ureda koje biraju strane potpisnice.

Članovi Ureda po funkciji su predsjednici organizacija strana potpisnica Protokola, a mandat članstva po funkciji u Uredu im traje dok kod obavljaju funkciju predsjednika/predsjedavajućeg u organizaciji strane potpisnice Protokola.

Ukoliko dođe do promjene predsjednika organizacije strane potpisinice, novo izabrani predsjednik po automatizmu obavlja funkciju člana Ureda po funkciji.

Strane potpisnice dužne su u roku od 7 dana od dana promjene iz st. 2. i 3. ovog člana, pisanim dopisom obavjestiti izvršnog sekretara Ureda, koji je obavezan o istom odmah izvjestiti putem mail-a sve članove Ureda.

Članovi Ureda koji se biraju, su članovi (po jedan član), kojeg u Ured imenuje ovlašteni organ strane potpisnice svojom pisanom odlukom. Ova odluka deponuje se i dostavlja izvršnom sekretaru Ureda.

Mandat člana koji se bira i imenuje od strane potpisnice traje dvije godine od dana imenovanja u Ured, sa mogućnoću reizbora.

Strana potpisnica Protokola ima pravo zamjeniti svoga člana i prije isteka mandata iz prethodnog člana, sa obavezom da o prednjem dostavi pisanu odluku o zamjeni člana izvršnom sekretaru Ureda.

Član 7.

U slučaju spriječenosti dolaska na sjednicu člana Ureda koji je izabran od strane potpisnice, član po funkciji /predsjednik organizacije strane potpisnice/ može pisanom odlukom izvjestiti Ured da će sjednici prisustvovati zamjenski član, koji ima sva prava i obaveze člana Ureda kojeg zamjenjuje.

Član po funkciji ne može delegirati zamjenskog člana na sjednice Ureda.

Član 8.

Iz reda članova koji se biraju u Ured, Ured na prijedlog predsjedavajućeg Ureda bira i razrješava izvršnog sekretara Ureda, na period od dvije godine.

Ured može birati i razješavati izvršnog sekretara Ureda i na drugi način, bez obligacije da mora biti iz reda izabranih članova Ureda, o čemu donosi posebnu odluku.

Izvršni sekretar Ureda stara se o

• operativno-organizacionim pitanjima funkcioniranja Ureda,
• prati realizaciju odluka Ureda, i redovno informira sve članove o stepenu realizacije dogovorenih i usaglašenih aktivnosti:
• koordinira aktivnosti članova Ureda,
• stara se o vođenju zapisnika i njihovoj distribuciji svim članovima Ureda,
• usko sarađuje sa zaposlenicima u organzacijama strana potpisnica, u pogledu nadležnosti Ureda,
• odgovara za čuvanje svih odluka o imenovanju ili zamjenama članova Ureda, i stara se o registru članova Ureda;
• u saradnji sa predsjedavajućim Ureda, organizira sjednice Ureda, priprema materijale po tačkama dnevnog reda, i obavlja druge neophodne operativno tehničke i organizacione poslove za održavanje sjednica Ureda,
• stara se o arhivi Ureda i odgovara za čuvanje svih dokumenata Ureda, kao i njihovu pravovremenu distribuciju članovima Ureda;
• obavlja druge poslove i zadatke po odlukama Ureda.

Član 9.

Ured može obrazovati i svoj sekretarijat, donošenjem posebnog Pravilnika o unutrašnjoj organizaciji Ureda, kojim će definirati sve bitne elemente rada, nadležnosti, funkcioniranje i finansiranje sekretarijata Ureda.

Sekretarijatom Ureda rukovodi izvršni sekretar Ureda, kojeg imenuje i razrješava Ured, u skladu sa odredbama ovog Poslovnika.

Sve dok Ured ne formira vlastiti Sekretarijat, poslove sekretarijata Ureda obavljaće izvršni sekretar Ureda i zaposlenici iz organizacija strana potpisnica, koje odredi svaka od strana potpisnica Protokola, a koji će obavljati neophodne poslove i zadatke za Ured, po instrukcijama izvršnog sekretara.

Član 10.

Članovi Ureda po funkciji dužni su izvještavati organe svojih organizacija strana potpisnica Protokola o svim odlukama i aktivnostima Ureda, provoditi odluke koje im Ured stavi u nadležnost i informativno dostavljati zapisnike sa sjednica Ureda svojim izvršnim organima (upravnom odboru, predsjedništvu i sl.).

Član 11.

Ured je nadležan za:

• donošenje odluka u skladu sa nadležnostima koje su usaglašene Protokolom i na sjednicama Ureda;
• obrazovanje svojih privremenih i stalnih radnih tijela (komisija, odbora, radnih grupa, savjeta i sl.);
• razmatra sva pitanja koja se stave na dnevni red sjednica Ureda, u skladu sa odredbama ovog Poslovnika;
• po potrebi obrazuje Sekretarijat Ureda,
• imenuje i razrješava izvršnog sekretara Ureda,
• usaglašava zajednički kalendar godišnjih aktivnosti Ureda;
• izdaje saopćenja za javnost o svojim aktivnostima;
• donosi odluke o zajedničom finansiranju rada Ureda, kao i projekata koji se usaglase,
• odlučuje o logu Ureda,
• odlučuje o izradi pečata Ureda, njegovom čuvanju i upotrebi;
• odlučuje o svim drugim pitanjima koja se usaglase.

Član 12.

Ured predstavlja predsjedavajući Ureda.

Predsjedavajućeg Ureda biraju članovi Ureda iz reda članova po funkciji (jedan od predsjednika organizacija strana potpisnica).

Predsjedavajući Ureda bira se na mandat od dvije godine, bez mogućnosti uzastopnog reizbora.

Predsjedavajući se određuje sistemom rotacije predsjedavajućih, tako da će svaki slijedeći predsjedavajući Ureda biti iz Vijeća čiji član po funkciji nije ranije predsjedavao Uredom.

U slučaju da predsjedavajući Ureda u toku mandata obavljanja funkcije predsjedavajućeg Ureda, ne obavlja funkciju predsjednika organizacije strane potpisnice Protokola (razrješenje, istek mandata i sl.), Ured na prvoj narednoj sjednici Ureda bira novog predsjedavajućeg, na mandatni period od dvije godine.

 

SJEDNICE UREDA

 

Član 13.

Ured radi u sjednicama, koje saziva i kojima rukovodi predsjedavajući Ureda.

Sjednice Ureda održavaju se najmanje jednom u šest mjeseci, a po potrebi i češće.

Sjednice Ureda mogu biti:

• redovne,
• posebne sjednice (sjednica bez fizičkog prisustva članova Ureda) i
• svečane.

 

 

Član 14.

Redovne sjednice Ureda sazivaju se na način da svaki od članova Ureda podnosi Inicijativu za održavanje sjednice, koju u pisanom obliku, putem e-maila, dostavlja izvršnom sekretaru Ureda.

Inicijativa za održavanje sjednice obavezno sadrži prijedlog tačaka Dnevnog reda, mjesto i termin održavanja sjednice, kao i druga pitanja koja se delegiraju od strane inicijatora održavanja sjednice. Prijedlog datuma za održavanje sjednice po Inicijativi, ne može biti kraći od 30 dana, od dana dostavljanja Inicijative.

Predsjedavajući Ureda po diskrecionom pravu, a obavezno vodeći računa da se sjednica mora održati jednom u šest mjeseci, podnosi Inicijativu za sazivanje sjednice Ureda, koju izvršni sekretar proslijeđuje svim ostalim članovima Ureda.

Član 15.

Nakon podnesene i dostavljene Inicijative za održavanje sjednice Ureda, izvršni sekretar zaprimljenu Inicijativu, uz prethodnu saglasnost predsjedavajućeg Ureda, dostavlja svim ostalim članovima Ureda.

Svi članovi Ureda imaju mogućnost u roku od 10 dana od dana dostavljanja Inicijative izvršnom sekretaru dostave dopune predloženog Dnevnog reda. Dopune dnevnog reda, sa prijedlogom materijala, dostavljaju se na mail izvršnog sekretara i predsjedavjućeg Ureda.

Nakon isteka roka iz prethodnog stava, izvršni sekretar objedinjava: Inicijativu za sazivanje sjednice, sa svim eventualno dostavljenim prijedlozima dopuna dnevnog reda, i sve kompletira za predsjedavajućeg Ureda.

Predsjedavajući Ureda dužan je u roku od narednih sedam dana od roka iz stava 2. ovog člana, uputiti Poziv za sjednicu Ureda.

Poziv na sjednicu Ureda mora se dostaviti najmanje 5 dana ranije, od dana za kada je zakazana sjednica Ureda.

Član 16.

Poziv za održavanje sjednice Ureda obavezno sadrži:

• datum, mjesto i vrijeme održavanja sjednice Ureda;
• prijedlog Dnevnog reda sjednice;
• Materijali po tačkama Dnevnog reda.

Uz Poziv se u pravilu dostavlja i zapisnik sa prethodne sjednice Ureda.

Član 17.

Materijale za sjednicu priprema izvršni sekretar u saradnji sa predsjedavjućim Ureda i inicijatorom sazivanja sjednice Ureda. Inicijator sjednice, kao i članovi Ureda koji dostave eventualne dopune Dnevnog reda, dužni su dostaviti i materijale po tačkama Dnevnog reda.

Materijale objedinjava, oblikuje i priprema izvršni sekretar, i isti se u pravilu dostavljaju uz Poziv na sjednicu Ureda, kojeg upućuje predsjedavajući Ureda, putem izvršnog sekretara Ureda.

Ukoliko su predloženi materijali nedostatni, izvršni sekretar o istom upozorava dostavljača materijala, kako bi se isti otklonili do sjednice, kao i predsjedavajućeg Ureda.

Materijal za sjednicu dostavlja se svim članovima Ureda putem e-maila ili na drugi način koji osigurava valjanu dostavu.

Materijali se izuzetno mogu dostaviti i na samoj sjednici Ureda, o čemu obrazloženje daje izvršni sekretar Ureda.

Član 18.

Komunikacija između članova Ureda, između sjednica Ureda, obavlja se putem e-maila.

Izvršni sekretar stara se o registru validnih e-mail adresa svih članova Ureda, kao i trećih lica koja se pozivaju na sjednice Ureda.

Član 19.

U slučaju hitnosti donošenja neke odluke ili odlučivanja o određenom pitanju, svaki od članova Ureda može delegirati takav prijedlog, sa jasnim obrazloženjem hitnosti, predsjedavajućem Ureda, kako bi se odluka po traženom pitanju donijela telefonski, odnosno putem mail-a.

Ova vrsta sjednica naziva se posebnim sjednicama, bez fizičkog prisusutva članova Ureda.

Izvršni sekretar u situacijama iz stava 1. ovog člana, po instrukcijama predsjedavajućeg Ureda, dostavlja putem mail-a svakom od članova Ureda prijedlog odluke za zahtjevom da se izjasne o takvoj odluci, sa ZA ili PROTIV.

Izvršni sekretar sačinjava zapisnik o ovakvim odlukama odmah po očitovanju svih članova, sačinjava odluku, koju potpisuje predsjedavajući Ureda, te odluku i zapisnik dostavlja svim članovima Ureda putem mail-a.

Zapisnik sa ove vrste sjednice formalno se usvaja na prvoj narednoj redovnoj sjednici Ureda.

Član 20.

Svečane sjednice Ureda zakazuju se prilikom obilježavanja zajedničkih jubileja, ili održavanja zajedničkih svečanih akademija, skupština i sl., a iste zakazuje predsjedavajući Ureda.

Na svečanim sjednicama ne vode se zapisnici, niti se može odlučivati.

Član 21.

U slučaju kada je predsjedavajući Ureda uputio Poziv i zakazao sjednicu, a iz objektivnih razloga nije u mogćnosti prisustvovati na samoj sjednici, obavezan je pisanim putem donijeti odluku o ovlaštenju jednom od članova po funkciji u Uredu, da obavlja funkciju vršioca dužnosti predsjedavajućeg Ureda za tu sjednicu. U ovom slučaju ovlašteni član po funkciji Ureda ima sva prava i obaveze predsjedavjućeg Ureda na toj sjednici, te potpisuje sve akte Ureda sa te sjednice, kao i zapisnik sa te sjednice.

Pismeno ovlaštenje iz prethodnog stava predsjedavjući je dužan dostaviti najmanje 24 sata prije termina održavanja zakazane sjednice.

Član 22.

Na sjednice se mogu pozvati i treća lica, po predloženim tačkama Dnevnog reda, koji mogu učestvovati u radu sjednice, bez prava odlučivanja.

Predsjedavajući Ureda odobrava prisustvo trećih lica na sjednicama.

 

KVORUM I ODLUČIVANJE NA SJEDNICI

Član 23.

Kvorum za održavanje sjednice je nadpolovična većina od ukupnog broja članova Ureda, s tim da u broju utvrđenog kvoruma mora biti prisutan najmanje po jedan član iz svake od organizacija potpisnica Protokola.

Član 24.

Ured u pravilu odlučuje konsenzusom svih članova Ureda.

Ukoliko nije moguće obezbjediti konsenzus, Ured odluke donosi nadpolovičnom većinom glasova, od ukupnog broja članova Ureda, s tim da se mora obezbjediti najmanje po jedan glas iz svake od organizacija potpisnica Protokola.

Svaki od članova Ureda po funkciji ima pravo staviti veto na odluku koja je donešena, ukoliko je preglasan po odredbama prethodnog stava.

Odsutni članovi Ureda mogu učestvovati u donošenju odluka davanjem glasa pisanim putem, odnosno putem mail-a, o čemu na sjednici izvještava izvršni sekretar Ureda.

Član 25.

Glasanje na sjednici je javno.

Izuzetno, glasanje može biti i tajno ukoliko se na sjednici Ureda tako odluči.

Član 26.

O pojedinim pitanjima glasa se izjašnjavanjem: “ Za ” ili “ Protiv “ ili dizanjem ruku “Za” ili “Protiv”.

Članovi Ureda prilikom glasanja ne mogu biti suzdržani.

Glas predsjedavajućeg Ureda jednak je glasu člana Ureda.

Član 27.

U okviru svojih nadležnosti Ured donosi opće i pojedinačne akte i to: poslovnike, pravilnike, procedure, odluke, zaključke, preporuke, saglasnosti, stavove i dr.

Akte koje donosi Ured potpisuje predsjedavajući Ureda.

Akti se formulišu tako da se jasno izrazi šta Ured utvrđuje i ko treba da izvrši zadatak i u kojem roku.

ODRŽAVANJE REDA NA SJEDNICI

 

Član 28.

Predsjedavajući Ureda vodi računa o održavanju reda na sjednici.

Ukoliko neko od prisutnih članova Ureda ili drugih lica koja prisustvuju sjednici, učine povredu reda, predsjedavajući Ureda može izreći slijedeće mjere:

• opomena,
• oduzimanje riječi,
• udaljenje sa sjednice.

Izrečena mjera za povredu reda na sjednici se unosi u zapisnik.

Član 29.

Mjeru opomene izriče predsjedavajući Ureda, kada učesnik svojim ponašanjem i govorom narušava red na sjednici, vrijeđa pravila pristojnosti, bilo koga prisutnog na sjednici ili odredbe ovog Poslovnika.

Oduzimanje riječi izriče predsjedavajući Ureda prisutnom licu koje svojim ponašanjem ili izjavama narušava normalan rad, a već je na istoj sjednici opomenuto.

Udaljavanje sa sjednice izriče predsjedavajući Ureda prisutnom licu koje ne postupa po nalogu predsjedavajućeg, ili koje na drugi način grubo ometa i sprečava rad na sjednici, a već mu je izrečena mjera oduzimanja riječi.

Lice kojem je izrečena mjera udaljenja sa sjednice dužno je odmah napustiti prostoriju u kojoj se sjednica održava.

Član 30.

Zakazana sjednica može se:

• odložiti ili,
• prekinuti.

Sjednica se može odložiti kada se prije njenog otvaranja ustanovi da istoj ne prisustvuje dovoljan broj članova i ako se ustanovi da u roku od jednog sata nije izvjesno očekivati prisustvo potrebnog broja članova (kvoruma).

Sjednicu odlaže Predsjedavajući.

Sjednica se prekida kada sjednica ne može da se završi u toku dana ili radi zamora članova Ureda. U slučaju prekida predsjedavajući utvrđuje vrijeme nastavka sjednice.

 

VOĐENJE ZAPISNIKA

Član 31.

O radu svake sjednice Ureda vodi se zapisnik.

Zapisnik vodi izvršni sekretar ili drugo lice koje se odredi i reda zaposlenika organizacije strane potpisnice u čijem se sjedištu održava sjednica.

Sjednica se također može bilježiti i putem tonskog zapisa.

Zapisnik sa sjednice i tonski zapis čuvaju se u arhivi Ureda, kao službeni dokumenti, za što je odgovoran izvršni sekretar Ureda.

Zapisnici se dostavljaju svim članovima Ureda, nakon njihovog verificiranja i usvajanja.

 

Član 32.

U zapisnik se obavezno unosi:

• redni broj sjednice,
• Imena prisutnih i odsutnih članova Ureda,
• Imena lica koja po pozivu prisustvuju sjednici,
• Datum i mjesto održavanja sjednice, kao i tačno vrijeme početka i završetka sjednice,
• Predloženi i usvojeni Dnevni red,
• Kratka rasprava, kao i elementi iz diskusija i rasprava koje zahtjevaju članovi Ureda, da uđu u zapisnik,
• Usvojene odluke, zaključci, rješenja, preporuke, saglasnosti i dr.

Član 33.

Zapisnik potpisuje izvršni sekretar, i odmah po sačinjavanju se dostavljaju svim članovima Ureda putema e-maila.

U pravilu zapisnik se sačinjava najkasnije u roku pet dana do dana održavanja sjednice Ureda.

Zapisnik se dostavlja uz materijal za narednu sjednicu, te se isti i usvaja na toj sjednici.

 

OSTALE ODREDBE

Član 34.

Sjednice Ureda održavaju se u pravilu u sjedištima organizacija potpisnica Protokola, gdje je domaćin organizacija u čijem se sjedištu održava sjednica.

Predsjedavajući Ureda vodiće računa da se sjednice održavaju na način da svaka od organizacija potpisnica Protokola bude domaćin sjednice Ureda.

Obaveza domaćina je da obezbjedi uslove (adekvatnu salu) za održavanje sjednica Ureda, eventualnu tehničku i administrativnu podršku, i drugu podršku u skladu sa svojim mogućnostima (zajednički ručak, večera i sl.).

Član 35.

Nakon sjednica Ureda izvršni sekretar sačinjava saopćenje za javnost sa sjednice, koje se unikatno postavlja na web portale/stranice svake od organizacije, i upućuje medijima. Svaka organizacija upućuje istovjetno saopćenje medijima u svojoj državi.

Član 36.

Registar članova Ureda, kao i sve promjene koje se odnose na status članova Ureda, vode se u registru Ureda za koji odgovara izvršni sekretar.

Izvršni sekretar po osobnoj dužnosti traži sve podatke i informacije koje su neophodne za provođenje ovog Poslovnika, od svih organizacija potpisnica Protokola, kao i samih članova Ureda.

Član 37.

Prilikom održavanja sjednica Ureda, pored članova Ureda iz organizacija potpisnica Protokola, sjednicama mogu prisustvovati druga lica iz organizacija strana potpisnica Protokola koja pozove predsjednik dotične organizacije, ali bez prava glasa i odlučivanja na sjednicama Ureda.

Član 38.

Troškove koji se odnose na dolazak na sjednice, eventualni smještaj i druge troškove koji proizilaze za članove u kontekstu prisusustva sjednicama Ureda, snose organizacije potpisnice Protokola iz kojih su imenovani članovi Ureda.

Organizacije potpisnice Protokola, mogu putem Ureda urediti obaveze finansiranja poslova Ureda, iz svojih budžeta, kao zajedničke projektne aktivnosti.

Član 39.

Organizacije koje pristupe potpisivanju Protokola, nakon stupanja na snagu ovog Poslovnika, imenovaće svoje članove u Ured u skladu sa odredbama ovog Poslovnika, te uz prihvatanje Protokola imaju obavezu prihvatiti i ovaj Poslovnik, kao i njegove eventualne izmjene i/ili dopune.

 

ZAVRŠNE ODREDBE

 

Član 40.

Poslovnik o radu donosi se konsenzusom.

Izmjene i/ili dopune Poslovnika mogu predložiti članovi Ureda, a donose se na način i po proceduri kao i Poslovnik.

Član 41.

Danom stupanja na snagu ovog Poslovnika prestaje da važi Odluka o uspostavljanju i imenovanju Ureda za koordinaciju od 03.02.2018. godine donešena na konstituirajućoj sjednici Ureda u Sarajevu.

Član 42.

Ovaj Poslovnik stupa na snagu danom donošenja.

 

 

Broj:UZK-02/18 Novi Pazar, 21.04.2018. godine

Predsjedavajući Ureda prof. dr. Nedžad Mulabegović,s.r.

---